Écrit par: Alexa Forsyth
11 Decembre, 2024

Les Écarts d’Inventaire Sont Coûteux et Doivent Être Corrigés.

Un écart d’inventaire survient lorsque la quantité en stock diffère de celle enregistrée dans le système de suivi des stocks (comme un ERP et/ou un WMS). Des pertes de profit importantes peuvent résulter d’informations d’inventaire inexactes, et la méfiance des clients peut s’installer s’ils ne reçoivent pas leurs commandes. Une légère marge d’écart est inévitable, mais la manière dont elle est gérée et la rapidité avec laquelle elle est détectée peuvent avoir un impact considérable. Un suivi, un rapprochement et une gestion rigoureux des stocks sont essentiels à la rentabilité et au succès de toute entreprise. Faites-vous certaines de ces erreurs ? Quelles pourraient être les causes de vos écarts d’inventaire ?

Erreur #1: Hypothèses Formulées à la Réception

Lors de la réception d’une livraison à l’entrepôt, la quantité est indiquée sur le bon de commande. À la réception d’une palette ou de cartons, les employés peuvent soit compter chaque article, soit supposer que le fournisseur a livré la quantité indiquée sur le bon de commande. Une erreur de quantité peut entraîner un écart d’inventaire.

Solution: Les employés peuvent compter les quantités reçues ou se fier uniquement aux quantités fournies par les fournisseurs de confiance.

 

Erreur #2: Choisir le Mauvais Article

Si des articles d’apparence similaire sont placés côte à côte, les préparateurs de commandes risquent de sélectionner le mauvais article par erreur. Cela diminuera physiquement la quantité d’un article, mais, du point de vue du système, ce sera un autre article qui sera concerné. Une telle erreur entraînera un écart entre deux articles.

Solution: Les préparateurs de commandes peuvent être tenus de scanner les articles lors de la préparation afin de garantir la sélection du bon article. De plus, placer côte à côte des articles d’apparence différente permet de réduire les erreurs de préparation. Par exemple, pour les vêtements, il est déconseillé de placer côte à côte des chemises de tailles S, M et L de la même couleur.

 

Erreur #3: Choisir la Mauvaise Quantitée

Lors de la préparation de commandes en grande quantité, il est facile pour un préparateur de commandes de se tromper de quantité. Avec des quotas à respecter, les préparateurs cherchent à aller vite : s’ils doivent prélever 25 unités, le risque d’en prendre 24 ou 26 par inadvertance est élevé.

Solutions: On peut exiger des préparateurs qu’ils scannent le code-barres de chaque article, au lieu de saisir la quantité totale et de compter manuellement. Cependant, il arrive que certains utilisateurs contournent le système en scannant plusieurs fois le même article, au lieu de le faire un par un. Une autre méthode pour garantir l’exactitude des quantités prélevées consiste à effectuer une vérification ultérieure lors de la gestion des stocks. Si les quantités sont recomptées lors de l’emballage, ce contrôle supplémentaire permettra de s’assurer que la quantité prélevée est correcte.

Erreur #4: Choisir la Mauvaise Unitée

Plusieurs unités de mesure sont souvent stockées au même emplacement. Par exemple, une palette de stylos peut contenir 50 boîtes, chaque boîte contenant 10 paquets, et chaque paquet contenant 3 stylos. Chaque unité a un prix différent, et s’assurer de prélever la bonne unité permet d’éviter les erreurs de prélèvement (sur- ou sous-quantité).

Solution: Un WMS peut gérer différentes unités de mesure pour un même article, chaque unité de prélèvement pouvant avoir un code-barres différent. En obligeant l’utilisateur à scanner le code-barres, le WMS peut éviter les prélèvements excessifs (par exemple, prélever accidentellement une boîte au lieu d’un stylo) ou adapter la quantité à prélever en fonction de l’unité de prélèvement scannée.

 

Erreur #5: Mouvement de Stock Hors Système

Lorsque les utilisateurs sont pressés ou qu’un problème survient sur l’appareil mobile, il arrive que des articles soient déplacés hors du système. Ces mouvements perturbent considérablement la gestion des stocks. Dès lors que ces déplacements ont lieu hors du système, toute visibilité et traçabilité sont perdues.

Solution: Donnez aux utilisateurs les moyens d’utiliser le système ! En les formant de manière approfondie à la manipulation des articles dans le système, vous les inciterez à l’utiliser correctement. Prenez le temps de leur expliquer les atouts et les avantages de votre système. La gamification s’est avérée un moyen efficace d’y parvenir.

 

Erreur #6: Erreur des Données

Une virgule mal placée peut fausser le stock disponible à la vente. Il est impératif de vérifier les unités de mesure d’un article afin de garantir qu’elles reflètent correctement ses dimensions.

Solution: Lors de la création d’articles dans votre ERP, utilisez les spécifications du fournisseur pour l’unité de mesure. Ensuite, une fois l’article physiquement réceptionné, vérifiez que ses dimensions sont correctement enregistrées.

 

Erreur #7: Absence d’Audit

Même avec une organisation irréprochable, des articles peuvent être égarés ou des quantités inexactes. Il est donc crucial de réaliser des inventaires tournants réguliers dans l’entrepôt. Cela permet de corriger et de signaler les anomalies avant qu’elles ne prennent de l’ampleur.

Solution: Prévoyez du temps à une fréquence définie pour effectuer des inventaires dans l’ensemble de l’entrepôt. Si votre entrepôt connaît une période d’inactivité, planifiez un inventaire à ce moment-là ! Sinon, isolez des zones ou des allées à inventorier lors de vos opérations courantes. Différentes fréquences d’inventaire peuvent également être établies pour différentes catégories d’articles. Par exemple, des inventaires mensuels peuvent être programmés pour les articles de classe A, à rotation rapide, et des inventaires trimestriels pour les articles plus volumineux et à rotation plus lente.

Erreur #8: Absence d’Informations Transmises Entre les Systèmes

Bien que la quantité de stock soit primordiale, elle n’est pas le seul facteur déterminant la transparence des stocks entre les systèmes. Malheureusement, les pertes, les vols, les dommages et la détérioration sont inévitables en entrepôt. Si un article est périmé ou endommagé, ce changement d’état doit être communiqué au système ERP afin de garantir la disponibilité de la seule quantité vendable.

Solution: Effectuez des inventaires réguliers pour suivre l’état de vos stocks. Utilisez différents types d’état et motifs de modification pour une meilleure visibilité. Certains systèmes de gestion d’entrepôt modifient automatiquement l’état d’un article périmé ou proche de sa date limite de péremption. En mettant régulièrement à jour l’état des stocks entre les systèmes, vous vous assurez que la quantité affichée est correcte et que les articles inutilisables sont retirés du marché.

Quoi Faire Maintenant?

Améliorez vos processus dès que possible ! La mise en œuvre de mesures stratégiques, telles que des inventaires réguliers, l’optimisation du rangement des articles, un scan complet des produits et la prise en compte des changements d’état, contribue à optimiser la gestion des stocks. Une visibilité précise des stocks améliorera non seulement vos opérations, mais permettra également une utilisation plus efficace de l’espace, des prélèvements plus rapides et plus précis, et renforcera la confiance de vos clients. En corrigeant quelques facteurs clés à l’origine des écarts d’inventaire, votre entreprise bénéficiera assurément d’une gestion d’entrepôt plus fluide, efficace et précise.

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Ne laissez pas les écarts d’inventaire freiner votre croissance. L’expertise de LIDD garantit l’optimisation de vos processus d’entrepôt pour une gestion des stocks précise et économique. Nous vous aidons à trouver les solutions adaptées et à les mettre en œuvre efficacement, maximisant ainsi votre retour sur investissement.

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